PEMROSESAN TTRANSAKSI DALAM SIA

BAB 2 

PEMROSESAN TRANSAKSI DALAM SIA

Pokok Pembahasan yang Timbul Dalam Merancang SIA 

1. bagaimana mengorganisasi kegiatan agar aktivitas bisnis berjalan dengan efektif dan efisien

2. bagaimana cara mengumpulkan dan memproses data agar efektif dan efisien

3. bagaimana menjamin keakuratan informasi tersebut

4. bagaimana agar kebijakan dan prosedur daat berjalan siringan dan dipatuhi

5. bagaimana agar setiap tindakan aktivitas bisnis dapat diperkecil resikonya

Aktivitas Pokok dalam Organisasi 

 

Siklus Transasi dalam Organisasi 

1.  Siklus  pendanaan, merupakan usaha dalam pengumpulan dana dimana dana tersebut akan digunakan dalam operasional perusahaan meliputi ; pembayarab dividen , pemabayaran bunga , pengembalian hutang, pemgumpulan dana melalui kredit /emisi saham
2. Siklus pengeluaran , merupakan suatu aktivitas dalam sebuah organisasi maupun perusahaan berupa berkurangnya asset organisasi meliputi ; permintaan pembelian , pembelian , penerimaan persediaan, pengeluaran kas ,retur pembelian, dan potongan pembeliaan
3. Siklus pendapatan , merupakan bertambahnya asset organisasi meliputi ; order pelanggan , penjualan , pengiriman , pernerimaan kas, potongan penjualan , retur penjualan dan cadangan retur , kerugian piutang.
4. Siklus penggajian / SDM , merupakan pemberian hak atas perusahaan keadan seluruh sumber daya manusia yang sudah membantu mengembangkan perusahaan dan segala hal yang berhubungan dengan hubungan karyawan dan perusahaan  meliputi ; rekrutmen, , training , romosi , penghentian , penggajian dan pajak .
5. Siklus investasi , merupakan salah satu usaha organisasi dalam merencanakan masa depan yang baik untuk perusahaan meliputi ;  pembelian aktiva tetap , investasi jangka panjang / jangka pendek . penghentian aktiva/ investasi , penerimaan pendapatan hasil investasi.

Siklus Pengolahan Data 

    Dari setia aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi maupun perusahaan akan terbentuk data dimana data tersebut akan diolah untuk menjadi informasi yang diperlukan bagi semua pihak yang memerlukan informasi tersebut bak eksternal maupun internal organisasi .  dengan itu maka agar tidak menimbulkan kerugian , data harus diolah secara efektif dan efisien

Langkah Langkah Dalam Pengolahan Data :

1.Merekam data ke dalam dokumen transaksi / input data :

jenis dokumen transaksi

1. Dokumen transaksi (source documents), adalah media atau formulir, bisa berbentuk kertas atau elektronik (computer screens), berfungsi untuk:

• Merekam data, mendokumentasikan transaksi, mengotorisasi transaksi, dan memerintahkan kegiatan.
• Pengendalian transaksi (benomor urut tercetak)
• Menjamin kelengkapan data, tersedia informasi tercetak (preprinted standard information) serta petunjuk pengisian dan distribusi. 

    2. dokumen turnaround (turnaround documents) , adalah output data perusahaan yang berfungsi     diberikan kepada pihak eksternal perusahaan dengan tujuan agar memperoleh dokumen input.

2.Mencatat Data Ke Dalam Jurnal Secara Kronologis / Penyimpanan Data .

 dalam perusahaan data merupakan sumber daya paling penting karena , merupakan pedoman organisasi salam membuat keputusan apapun oleh karena itu akuntan dituntut untuk dapat mengolah data dengan baik agar saat dokumen tersebut dibuthkan dapa diakses dan dipahami dengan mudah   oleh karena itu akuntan membagi kedalam beberapa jurnal :

 

1. Jurnal khusus (specialized journals), untuk   membukukan transaksi rutin. Jenis jurnal   khusus:

  a.  Jurnal pembelian, untuk mencatat   pembelian kredit.

  b.  Jurnal penjualan, untuk mencatat   penjualan kredit.

  c.  Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat   seluruh tranaksi peneimaan kas. 

 

 2. Jurnal umum (general journal), untuk   membukukan transaksi tidak rutin/jarang   terjadi, yang tidak bisa di catat dalam jurnal   khusus.

3. Buku Besar

Buku besar (general ledger) digunakan untuk meringkas transaksi yang telah dicatat di dalam buku jurnal, yang mencakup seluruh rekening aktiva, utang, modal, pendapatan, dan biaya. 

4. Buku pembantu (subsidiary ledger) digunakan untuk merinci saldo buku besar yang perlu dirinci, misalnya Piutang Dagang. Buku besar yang berhubungan dengan buku pembantu tertentu disebut rekening kontrol (control account).

Buku besar digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, sedangkan buku pembantu digunakan sebagai dasar penyusunan laporan manajerial.

dalam pembukuan tersebut terdapat beberaa elemen penting yang harus diperhatikan saat membuat sistem pembukuan , berikut merupakan elemen dalam sistem pembukuan :

 

1. Audit trail atau jejak pembukuan adalah referensi posting (posting reference), untuk memberi identifikasi asal data dan tujuan data, untuk memudahkan pengujian ketepatan pembukuan.
2. .Chart of accounts adalah daftar seluruh rekening buku besar dan buku pembantu untuk kepentingan klasifikasi data. Chart of accounts merupakan sumber data utama dalam proses penyusunan laporan laporan keuangan dan laporan manajerial. Untuk menjamin dapat dipenuhinya berbagai kebutuhan informasi akuntansi, chart of accounts harus dibuat. 
3. Kode dokumen dan kode rekening. Setiap dokumen akuntansi harus diberi kode untuk memudahkan pengarsipan, pengolahan data, serta pengendalian.

3.Memposting Data Pada Buku Jurnal Ke Dalam Buku Besar Dan Buku Pembantu, Untuk Memilah Data Berdasarkan Kelompoknya Atau Jenis Rekeningnya / Pengolahan Data.

        4 aktivitas pengolahan data sering di sebut CRUD :

• membuat ( creating ), record data baru.
• mebaca ( reading ) , melihat dan mengambil data yang sudah ada.
• meperbarui ( updating ) , memperbaiki data yang sudah ada.
• menghapus ( deleting )  , membersihkan file yang sudah  tidak berhubungan dengan perusahaan.

4.Menghasilkan Informasi Yang Siap Digunakan / Output Informasi.

 dalam hal ini outut data yang dihasilkan dapat berupa "hard copy dan soft copy" dimana data tadi sudah diolah kedalam sebuah kumpulan data yang mana di bentuk menjadi sebuah laporan , dokumen , dan pertanyaan respon (query ) :

• Laporan (report ), adalah yang digunakan karyawan utuk mengendalikan aktivitas operasional dan oleh manajer digunakan untuk membuat keputusan dan merumuskan strategi bisnis,serta untuk pihak eksternal dapat berfungsi sebagai evaluasi profitabilitas , kelayakan kredit dan mematuhi peraturan yang ditetakan.
• Dokumen ( documents ), adalah catatan atau transaksi perusahaan lainnya.
• Pertanyaan respon / database query , berguna sebagai pemberi informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dan pertanyaan yang timbul untuk ditindakkan atau dijawab dengan cepat.